第六节名片
在日常社会交往中,人们初次见面、介绍自己时,往往会给对方递上一枚自己的名片。名片,已成为现代生活和工作的便捷、简洁的”礼仪文书”的重要组成部分。关于它的格式、使用和意义,国际上已经形成一些比较固定、约定俗成的模式。
一名片的功能
名片,是一种物有所值的实用性交际工具,也是自我的“介绍信”与社交的“联谊卡”,它的功能如下所述。
一自我介绍
初次见面,以名片作为辅助性自我介绍效果最好。不要指望人们一次就可以记住自己的姓名,了解自己的身份。一张简单的名片可以说明并强化自己的身份,使自己的介绍给人留下深刻的印象。
二结交朋友
主动递送名片意味着对对方的信任、友好和渴望进一步交往的意愿。名片上提供的资料增加了联系的便利,是结交新朋友的纽带和桥梁。
三业务往来
名片可以为本人或所在单位进行业务往来,扩大交际面,争取潜在的合作伙伴。在许多国家,一名具有良好教养的商人,一定会在与人初次见面时,立即呈送上自己的一张名片，以表示对对方的尊重。因此,名片在商业中作用极大。
四通知变更
利用名片,可以及时向老朋友通报新情况。例如,职务晋升、乔迁之喜、变换单位、更改电话等。用变更后的新名片向老朋友打声招呼,便于彼此联系畅通顺利,使对方更及时地了解自己的情况。
五拜会他人
初次前往他人居所或工作单位拜访时,名片可以作为传递来访信息的工具,对方的门卫、家人、秘书等人员可以利用名片通报被访者。此做法比较正规,可避免冒昧造访。
六简短留言
当所要拜访的人不在时,可以在名片上留下简短字样,托请在场他人转交。这样,不易造成不良后果,耽误重要或紧急之事。
七用作礼单
送礼时,人们通常喜欢用名片说明是谁送出的礼物。标准的做法是,把名片附在所赠礼物中、礼物包装封口上,或者将其放入不封口的信封内,然后固定在礼品外包装上。
八替人介绍
介绍某人去会见另一人时,可以将本人的名片叠放在被介绍人的名片之上,用回形针固定,有时还可以在本人的名片的左下角写上“p.p.”意为“介绍”,把它装入信封,再交给被介绍人。这样一封介绍信是非常正式的,会受到高度重视。
九代替短信
在国外,通常在名片的左下角,用铅笔写下几个法文字母,寄交或转交他人,它如一封长信一样正式,表达慰问、鼓励、感谢、祝贺等意义如图4—1所示。
王学军
p.p
.
图4—1代替短信的名片
常见的缩略语有:n.b.“提请注意”;p.f.“祝贺”;p.r.“感谢”;p.c.“谨唁”;p.p.“介绍”;p.p.c.“辞行”;p.f.n.a.“贺年”。
十个性档案
收到名片时,可以在每个名片后面做个人简短描述,一个字或一句话均可,这样可以牢牢记住新结识的人所具备的第一印象和基本特征,以便下次交往时不会很尴尬,创造好的交往环境。这种“个人档案”式的记录非常简易、有效。
二名片的类型
根据名片内容、用途的不同,商务人员所使用的名片可分为应酬名片、社交名片、公务名片、单位名片四种。前三种又笼统称为个人名片。
在正式的场合,讲究面对不同的交往对象使用不同的名片;希望给人以不同的印象,应使用不同的名片。因此,一个人同时制作并携带多种名片不足为怪,而不分对象、不讲目的地滥用同一种名片则是失当。
一应酬式名片
应酬式名片,又称本名式名片。顾名思义,其内容通常只有个人姓名一项,最多还会加上本人的籍贯与字号如图4—2、图4—3所示。
应酬式名片,主要适合在社交场合应付泛泛之交,拜会他人时说明身份,馈赠时替代礼品单,以及用作便条或短信。
二社交式名片
社交式名片,特指主要适用于社交场合,进行自我介绍与保持联络之用的个
李平凡
图4—2应酬式名片之一
云南腾冲
任仁字一得
图4—3应酬式名片之二
人名片。其内容有二:一是个人姓名,应以大号字体印于名片中央;二是联络方式,应以较小字体印于名片右下方如图4—4所示。
米英杰
家庭住址:北京市新华路10号
邮政编码:1000886
图4—4社交式名片
其联络方式一项,主要有家庭住址、邮政编码等内容,必要时还可以加印住宅电话号码。它一般不会印办公地址,以示“公私分明”。若不喜欢打扰,还可以只印住宅电话号码,而不印家庭住址与邮编。需要强调的是:商务人员在名片中所列出的座机号码，不仅应当加上本地区号，而且还应当加上国际代码。
三公务式名片
公务式名片,指的是在政务、商务、服务等正式的业务交往中所使用的个人名片。它是目前最为常见的一种个人名片。
一张标准的公务式名片应由归属单位、本人称呼、联络方式三项内容所构成如图4—5所示。
中华大学文史学院历史系
陆路教授
单位地址:上海市西安路2349号
办公电话:00862134457898
邮政编码:200089
图4—5公务式名片
1.归属单位
此项内容，由企业标志、供职单位、所在部门三个部分组成,并可酌情加减。但供职单位与所在部门均不宜多于两个,免得给人以用心不专的印象,必要时可多印几种名片。另外,供职单位与所在部门均应采用全称。
2.本人称呼
本人称呼，由本人姓名、所任职务以及学术头衔三部分组成,后两项可有可无,但不宜过多。在本人姓名之后加注“先生”、“小姐”、“夫人”是完全没有必要的。
3.联系方式
本项内容，由单位地址、办公电话、邮政编码三个部分组成,因其均不可缺少,故又称“联络方式三要素”。在此,不宜提供家庭住址与住宅电话。至于手机号码、传真号码与电子信箱地址是否需要列出,则应根据自己的实际情况而定。
通常本人称呼应以大号字体印在名片正中央,归属单位与联络方式则应分别以小号字体印在名片的左上角与右下角。如有必要,可在名片的另一面印上本单位的经营范围或所在方位图,而不必非印外文不可如图4—6所示。
四单位式名片
单位式名片,因其多为公司企业所用,故又称企业名片。它主要用于单位对外宣传、推广活动,具体内容分为以下两项:一是单位的全称及其标志;二是单位的联络方式。后者由单位地址、邮政编码、单位电话总机号码或公关部门的电话号码所构成如图4—7所示。
本公司经营范围
图书磁带
期刊录像
软件影碟
图4—6名片背面的内容
DZ
大中实业公司
单位地址:海南三亚市椰风路1号
电话总机:008689932224455
邮政编码:572116
图4—7单位式名片
三名片的制作
目前,在国内印制名片,一般均可以委托名片制作商承办,所以并不费力。为了使自己的名片规范实用,还是应当精心选择,耐心斟酌,以求使名片体现本人风格,而不可一味地对名片制作商悉听尊便,致使自己的名片被粗制滥造。
一规格
眼下国内最通用的名片规格是9厘米×5.5厘米。这是制作名片时应当首选的规格。此外,名片还有两种常见的规格:10厘米×6厘米和8厘米×4.5厘米。前者多为境外人士使用,后者则多为女士专用。
二质材
印制名片,最好选用纸张,并以耐折、耐磨、美观大方的白卡纸、再生纸、合成纸、布纹纸、麻点纸、香片纸为佳。至于高贵典雅、纸质挺括的刚古纸、皮纹纸,则应量力而行,酌情选用。必要时,还可为之覆膜。
没特殊原因,最好不要选用布料、塑料、皮革、光纤等质材印制名片。
三色彩
印制名片的纸张,宜选用庄重朴素的白色、米色、淡蓝色、淡黄色、淡灰色,并且以一张名片一种颜色为好。不要印制杂色名片,黑色、红色、粉色、紫色、绿色等也不适宜。
四图案
在名片上,允许有图案。除了纸纹自身的纹路外,还可以有企业标志、企业蓝图、企业方位、企业主导产品介绍等,但以少为佳。
一般而言,不要在名片上印制头像、漫画、花卉、宠物等夸张或不适宜的图案。
五文字
在国内使用的名片,宜采用汉语简体字,不要故弄玄虚地使用繁体汉字。在国内少数民族聚居区、外资企业以及境外使用的名片,可酌情使用少数民族文字或外文。
最佳的做法,是在一张名片的两面分别以简体汉字和另外一种少数民族文字或外文印制相同的内容。切勿在一张名片上采用两种以上的文字,也不要将两种文字交错印在同一面。
六字体
不论使用何种文字印制名片,均采用标准、清晰、易识的印刷字体为好。尽量不要采用行书、草书、篆书或花体字印制名片,更不要亲自手写。要记住:只有他人看清楚、看懂了自己的名片,它才会真正发挥作用。
七印法
制作名片,最好不要自制,也不要以复印、油印、影印的方法制作名片,它们均不够正规。
名片一般铅印即可,若是胶印,则显得档次更高一些。但是,后者价格会高出前者许多。
八版式
印制名片,通常有两种版式可以选择。一是横式,行序由上而下,字序由右而左;二是竖式,行序由右而左,字序由上而下如图4—8、图4—9所示。
一般认为,中文名片以采用横式为佳,因为它易辨识,易收藏。而竖式名片虽然风格古朴,却不具备这些特点。若以两种文字印制同一枚名片,则应避免一面横式、一面竖式。
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