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| 編輯推薦： |
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古语云：“治大国若烹小鲜。” 同样，现今职场中，做职场精英和做办公室文员，其道理也是相通的。虽然文员工作多是一些小事，但做好这些小事，让领导和同事满意，却是不容易的。它需要具备各种基本的专业技能，同时还需要有优秀的沟通协调能力，良好的心理心态等。毫不夸张的说，一个优秀的员工并不一定是好文员，但一个好文员一定是优秀的员工。
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| 內容簡介： |
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办公室的文员工作，是十分繁杂和辛苦的，它包括电话的接听、来访人员的接待、传真邮件的收发、会议的准备和记录、文件文书的收集整理、办公财物的管理等等，甚至还时刻准备着接受各种未知的临时工作和任务。但是，办公室文员工作，也是最锻炼人的。本书正是从以上办公室文员工作的诸方面内容出发，详尽介绍了办公室文员各种工作的要点，为职场文员们快速高效地完成工作提供了很好参考和引导作用。它能帮助职场文员们做好办公室中的每一件事，成为办公室中无可挑剔的优秀员工。
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| 關於作者： |
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任南，博士，教授，江苏科技大学经济管理学院副院长，江苏省“青蓝工程”中青年学术带头人，主持国家自然科学基金、教育部人文社科青年基金等国家和省部级项目4项。为国家自然科学基金、江苏省科技攻关、江苏省科技成果转化等多项国家和省部级科研项目的主要成员，曾获得教育部科技进步一等奖、江苏省科技进步三等奖、江苏省优秀教学成果一等奖等，在国内外发表管理方面论文多篇。
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| 目錄：
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第一章 正确认识文员工作
在当代社会，文员工作是很多人踏入职场的第一份工作，虽然文员有“职场最低层白领”之称，但文员工作的重要性还是毋庸置疑的。古人云：“知己知彼，百战不殆。”要想做好文员工作，首先就要熟悉文员工作的基本情况，对文员工作有一个全面正确的认识。
一、文员的基本概念
二、文员的分类及其主要职责
三、文员工作的基本原则
四、文员的主要工作方法
第二章 形象要求
无论做什么工作，都要有一个良好的职业形象。文员工作也是如此。它同样需要树立良好的形象，即得体的着装、得体的礼仪、得体的仪态，这是一个人良好职业形象的综合展现。良好的职业形象，不仅是职业工作的要求，也是职场人士对自己的严格要求。
一、塑造成功的外在形象
二、职场着装的主要原则
三、职场女性的着装
四、职场男性的着装
五、职场着装禁忌须知
六、懂得必要的职场礼仪
七、不容忽视的职场仪态
第三章 职业素养
一个人要想在职场中有所作为，就必须注重自己职业素养的培养。职业素养差的员工，终会被淘汰出局；而职业素养好的员工，终会获得重用和提升。文员处于企业单位的基层，更要懂得以良好的职业素养为根基，稳扎稳打，步步为营，不断走向职场的新高峰。
一、职场文员要勤奋
二、始终对工作充满热情
三、对工作要积极主动
四、不要为自己找任何借口
五、要懂得虚心接受批评
六、积极向上，追求进步
第四章 基本技能
办公室文员的工作，初看起来是一些没什么技术含量的工作，其实并非如此。由于接触到的人和事较多，办公室文员需要良好的记忆力；由于经常需要充当秘书的角色，办公室文员需要具备一定的速记能力；由于经常涉及一些文章的写作，办公室文员需要一定的写作能力……
一、具有良好的记忆力
二、具备一定的速记能力
三、具有基本的外语水平
四、具有一定的写作能力
五、书法也不能忽视
第五章 办公环境的布置
办公室是一个公共环境，办公人员每天要在这个环境中工作八个小时左右，因此，作为负责领导和职员之间沟通和联系桥梁的办公室文员，对打理好办公室有着义不容辞的义务和责任。把办公室打理好了，才能提高自己和同事们的工作效率，也是自己工作能力的最好证明。
一、办公室的布置
二、办公桌的整理
三、打造舒适的办公环境
四、办公环境的美化
五、办公室的安全
第六章 办公室的接待工作
接待工作是企事业单位对来访者进行的迎送、招待、接谈、联系、咨询等的辅助性工作，是办公室文员经常会遇到的一项事务工作，尤其是办公室的前台接待，办公室文员更是经常客串。接待工作是办公室行政管理的一项常规性工作和任务，办公室文员在其中发挥着不可或缺的重要作用。
一、接待工作的分类
二、接待工作的要点
三、做好接待准备工作
四、接待礼仪须知
五、接待工作的主要事务
六、前台接待工作的技巧
第七章 办公室的常见事务
办公室文员的主要工作，一般都在办公室内完成。所以，对于办公室中的一些常见事务的处理，要驾轻就熟。比如，接打电话、邮件的处理、印章的使用和保管、名片的管理、领导公务活动的安排等，都需要办公室文员严谨认真地对待，不可认为是小事而敷衍甚至忽视。
一、接打电话的技巧
二、邮件的处理
三、印章的使用和保管
四、名片的管理
五、领导公务活动安排技巧
第八章 会议服务工作
会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。现代职场中，各种会议的组织和安排，同办公室工作人员的关系极为密切。一个办公室文员要做好自己的工作，必须对会务工作有一个全面深刻的认识和了解。
一、会议的基本认识
二、会议前的准备工作
三、会议的器材准备
四、会议的文字工作
五、会议期间的生活管理
六、会后的服务工作
七、常见会议的组织要点
第九章 各类办公室文件的管理
办公室是一个综合性的职能部门，担负着上情下达、下情上传、沟通协调、督查督办、新闻宣传、来访接待等诸多职能。文件整理也是办公室工作的一个重要组成部分。办公室文员是否能规范管理各类文件，充分发挥文件档案在实际工作中的作用，已成为衡量一个文员工作是否称职、是否优秀的重要标准。
一、办公室文件管理概述
二、办公室文件的分类
三、文件归档的几个步骤
四、纸质文件的管理
五、电子文件的管理
六、档案的保管
第十章 办公设备的使用
现代自动化办公，往往涉及很多仪器和设备，如打印机、传真机、复印机、扫描仪、投影机、数码相机、摄像机等。熟练使用这些办公设备，不仅是对办公室文员基本技能的要求，更是提高工作效率的有效途径。
一、打印机的使用
二、传真机的使用
三、复印机的使用
四、扫描仪的使用
五、投影机的使用
第十一章 常见应用文书的写作
办公室文员经常会被安排进行各种应用文书的写作，如商业计划书、市场调查报告、启事、海报、请柬、感谢信、会议纪要、工作总结等，这也是令很多文员感到头疼的地方。其实，写作常用应用文书并没有想象中的那么难，只要掌握了一定的技巧，便能应付自如。
一、商务类文书写作
二、事务类文书写作
三、交际类文书写作
四、行政类文书写作
第十二章 沟通与协调能力的培养
沟通与协调能力，主要是指妥善处理与上级、同级和下级之间人际关系的能力。办公室文员经常扮演着上传下达的角色，在领导和员工之间起着桥梁般的连接作用。因此，沟通和协调能力对他们来说是十分重要的。
一、沟通能力
二、协调能力
三、公关能力
四、有关沟通的其他能力
第十三章 心理素质的培养
理素质，又称非智力结构，是指一个人的个性心理品质，包括心理过程、心理倾向和心理特征方面所具有的品质。很多办公室文员认为，做好自己的工作只需要会说、会写就行了，这就大错特错了。办公室文员如果没有良好的心理素质，职业素养就会存在明显的缺陷，在待人接物、解决问题方面也会出现偏差，影响工作。
一、办公室文员做事要用心
二、办公室文员做事要细心
三、办公室文员做事要有耐心
四、办公室文员要加强心理素质
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| 內容試閱：
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第一章 三、文员工作的基本原则
文员工作常给人一种事务繁杂，不知哪里是重点的感觉，于是在面对一堆事情时，很多文员都是一头雾水，不知从何做起。
其实，职场文员不必如此纠结。只要掌握了以下几个关键点，就能做到“兵来将挡，水来土掩”，有条不紊地高效完成文员工作。
（1）严谨
严谨，就是严肃谨慎。瑞士的钟表世界闻名，瑞士每家手表厂的各个生产环节，工人都会自觉按照技师的统一要求操作，那种严谨、精确的工作态度，自然会生产出高质量的产品。据说，日本、韩国等国家的产品要打开欧洲市场，都要先送到瑞士去做检测，一旦通过了瑞士的检测，进入欧洲市场就会一路绿灯，因为这里的检测是全欧洲最严格的。
瑞士人严谨、守时、守信的品格不仅表现在工作中，也体现在社会各个层面。比如，瑞士的商品绝对没有假货，火车、汽车在没有事故的情况下几乎没有误点现象。瑞士人会面都要提前预约，往往提前一两个月就约好了会面时间和地点，哪怕迟到一分钟都是不守信的表现。瑞士的家电、家具、咖啡等产品畅销世界，经济竞争力连续多年高居全球排行榜榜首，国民生活质量位于世界前列，这些都是和瑞士人处事严谨的作风分不开的。
其实，无论是生活中还是工作中，无论是大事还是小事，都应该养成严谨的习惯。严谨是一种良好的工作作风，是在职场成就自我的必备工作态度。
职场中，文员要面对和处理的事情很多，尤其是领导交代的事情。正确领会领导的目的和意图，准确传达领导的思想和精神，一丝不苟地完成领导布置的任务，无误差地实现领导的既定目标，都需要文员抱着严谨的态度去践行，去完成。
（2）高效
如何在工作中提高工作效率是大家非常关心的一个问题。谈及工作效率，就不可避免地要提到工作时间的概念。有些人经常一天下来，发现好像什么有意义的事情都没做过，却无端端地就耗了一天。
为什么很多人从早忙到晚，感觉自己一直被工作追着跑呢？其实，出现这种情况，往往不是因为工作太多，而是因为没有重点，目标不清楚，所以才让工作变得越来越复杂，时间越来越不够用。一天只有1440分钟，在信息庞杂、瞬息万变的职场环境里，我们必须在越来越少的时间内，完成越来越多的事情。
在有限的时间内完成的工作越多，实际上等于为你的人生赢出更多的时间。你可以按时下班，尽情去做你喜欢的事情，而不会因为被工作拴住只能苦苦留在办公室内。
文员工作事务繁多，尤其要讲求效率。习惯拖沓、效率低下的文员，在职场是最不受领导欢迎的。高效，是对文员工作效率上的要求，即办事要主动、及时、迅速，切忌拖拉被动，力求做到用最少的时间、最小的花费，取得最佳的成果。高效的文员更能赢得同事的认可和领导的赞赏。
（3）保密
前不久，网络上曾流传这样一则帖子：“在百度实习最大的收获是……就能复制文档，在优酷实习最大的收获是……能直接下载视频，在土豆实习最大的发现是……就可以跳过45秒广告。”
对这样的帖子，大多数人看了都会一笑了之。但也有少数职场人士看出了其中的问题：在网络上发帖“分享”怎样去掉视频网站的广告、怎样直接下载文库里的文档，非但不能体现出任何“聪慧之处”，反而是一种不职业的行为。有的职场人士甚至认为：“如果我是一个公司的老总，我绝对不可能雇佣这种人。”在他们看来，职场人士应该注意保密的原则。有的刚进入职场的职员不理解广告对视频网站营收的意义，到网上到处发一些受欢迎的“秘密”，其实这是不对的，是违反职业道德的。
由此可见，无论是新老员工，在职场都必须注意必要的保密原则。尤其是文员，日常事务多，和领导接触多，保密更是基本要求之一。所以，文员要有保密意识，对外要做到守口如瓶，涉及单位内部的保密事项，要做到巧妙回避，不私传、不扩大、不声张。
（4）实事求是
随着社会的发展，人们的生活水平不断提高，但伴随着的也是不断上涨的高物价、高房价，在这种高压力下很多人也开始浮躁，追求物质、金钱和名利，不求实际，忘记了脚踏实地、实事求是才是一切事业的成功基础。
一位哲人说过：“好高骛远会导致盲目行事，脚踏实地则更容易成就未来。”好高骛远和目标远大的区别就在于能否脚踏实地地为目标的实现而付出足够的努力。人要脚踏实地地走路才不会摔跟头，一个公司要认认真真地做好每一个环节才能赢得市场，员工要勤勤恳恳地完成领导交办的每一项任务才能逐渐提高自己的能力……路标永远指向前方，但是前进的道路却在我们脚下，只有实实在在地走好每一步，才能走得更远。
实事求是也是文员工作的准则。“实事”指反映情况要真实，“求是”是指按照事物的客观规律办事，一切从实际出发，说实话，办实事，摒弃主观臆断、粗枝大叶，反对弄虚作假、妄言谎报。
总之，树立远大的理想固然有利于自身的成长，但这种成长必须建立在脚踏实地的努力之上，缺少了实事求是的精神，就会失去克服困难的勇气，就会成为名副其实的眼高手低的人。
温馨提示
无论是做人还是做事，都要讲究原则。在这些原则的指引和规范下，我们做事才能把握事情的根本，才能不偏离轨道，更高效更出色地完成各项任务，达成各种目标。
第三章 一、职场文员要勤奋
文员工作虽然在职场并不是最重要的，但却是最需要勤奋敬业精神的。因为文员工作往往杂乱无章，临时性很强，经常会被领导要求去做这个，去完成那个，去协助这个同事，去联系那个领导，有时还经常加班加点，外出办事等。所以，不勤奋、不敬业，显然是不可能做好文员工作的。
其实，不仅是文员，任何工作，都需要有勤奋的工作精神。只是文员更突出一些。因为，作为普通员工就应脚踏实地、任劳任怨、勤勤恳恳做事。文员的能力和才干，是在勤奋中展现的，它们绝不会与懒惰为伴。
有位科学家说：世界上有两种动物能够登上金字塔顶，一个是雄鹰，另一个是蜗牛。雄鹰凭借不懈的飞翔，蜗牛凭借坚韧的爬行，它们都登上了金字塔顶。一个人的成功，除了智慧和机遇等外部因素外，勤奋努力、坚韧不拔，才是主因。无论是天资奇佳的雄鹰，还是资质平庸的蜗牛，要想登上塔顶，都必须具备一种东西勤奋。只要勤奋，哪怕资质平庸的蜗牛也能登上塔顶；如果懒惰，就是天资奇佳的雄鹰，也只能空振双翅。
勤奋的含义其实很简单，就是坚持不懈地学习或工作。勤奋是古今中外公认的重要美德之一，也是人类得以生存、繁衍、发展的基本力量。一定程度上说，勤奋是人的一种天性，也是人的一种禀赋。
与勤奋相对的就是懒惰了。生活中无论大事小事，无一不是在勤奋中实现，在懒惰中荒废。不勤奋学习，就不可能拥有知识和能力；不勤奋工作，就不可能拥有财富和乐趣；懒得前行，就不能领略自然界的美妙和神奇；懒得思考，就不可能成熟。有时候，人们总在赞叹别人的成功，别人的风光，别人的富有，而自己却懒得行动，不肯付出，到头来，生活还是那样的生活。“临渊羡鱼不如退而结网”，只要行动，只要努力，总是会有收获的。如果只是幻想，而懒得实践，只能是止步不前。
职场中，优秀员工和平庸员工的分水岭，在于前者无论做什么，都力求达到最佳境界，丝毫不放松。而要达到最佳境界，就必须勤奋。如果你领悟了勤奋这一秘诀，也就掌握了成功的原理。如果你处处比他人更努力、更勤奋地去工作，即使在最平凡的岗位中，也能成为优秀的人。
古今中外，凡是有所建树、有所成就的人，都是对工作、对事业十分勤奋的人。其实，勤奋是对自己负责的一种表现。如果一个员工只想着如何偷懒，如何少干点工作，就不会干好工作，最终也是一无所成。
勤奋，并不是一刻不停地干，而是要用心智来工作，用心观察，用心思考，积极解决工作中的问题。
无数成功的事例说明，要想成为优秀的职业人，方法就是勤奋学习、勤奋工作。因为，勤奋才能使你更优秀。
勤奋是一个人成功的重要条件，是提高素质和培养能力不可或缺的重要方面。对于一个员工来说，要想在职场有所作为，就必须具备勤奋的品质。只有勤奋，才能从平凡走向优秀。一个不勤奋学习、不勤奋工作的员工，绝不是一个优秀的员工，成功自然与他无缘。
有个年轻人，他画的画总是很难卖出去，而另一个大画家的画却很受欢迎。于是他就登门拜访求教。
他问这个大画家：“我的画，一幅往往用不上一天的时间就画完了，可为什么卖掉它要等上一年呢？”
大画家沉思片刻，然后对他说：“请倒过来试试！”
年轻人不解地问：“倒过来？”
“对，倒过来！要是你画一幅画用一年的时间，那么，你卖出去可能也就一天的工夫。”
“一年才画一幅画，这太慢了吧！”年轻人惊讶地叫起来。
大画家严肃地说：“对！创作是艰辛的劳动，没有捷径可走。试试吧，年轻人！”
年轻人接受了大画家的忠告。回去后，他苦练基本功，精心地收集素材，周密地构思，用心地作画，用了一年的时间才画出一幅画！果然，不到一天的工夫就卖掉了。
在任何领域奋斗，抱负和天赋都不可少，不过，达到顶峰者并不一定是天资最佳的人，而是肯下苦功夫的勤奋者。他们工作努力，并且不断对自己提出更高的要求，不断去攀登事业的顶峰。
奋斗过程中会遇到障碍、困难、痛苦和煎熬，有时，我们甚至想把这一切全都放弃。但是，一分耕耘一分收获，勤奋最终会把我们送上成功的五彩之路。
当今社会充满机遇，更充满挑战。职场文员要想让自己抓住机遇脱颖而出，就必须要求自己付出比其他人更多的勤奋和努力，才能够实现理想的愿望。所以，即使你现在只是一个普普通通、毫不起眼的文员，也应该在自己的岗位上勤勤恳恳、兢兢业业地工作。
温馨提示
美国第三任总统托马斯?杰斐逊有一句话：“我非常相信运气，而且我发现，工作越勤奋，运气就越容易找上门。”职场文员在从事工作之前，应该好好认清自己，看自己是否有足够的勤奋精神。否则，不但很难在文员的工作岗位上坚持下来，而且即使勉强坚持下来，也很难取得什么辉煌的成绩。
第五章 三、打造舒适的办公环境
舒适的办公环境，能使人在休息时得到充分的放松，在工作时高效地投入。办公室文员要协助办公室管理者打造一个舒适的办公环境。
1.恰到好处的光线
充足的光线是办公室环境的重要因素之一。办公室的光线应使工作人员易看且不易疲劳。只有光线充足、舒适，才能够使工作人员减少疲劳、减少错误，做更多的工作，保持充沛的精力。
办公室光线的来源包括自然光、日光灯及白炽灯。自然光有益于心理的健康，但因早晚光线不一，因此需有人造光以弥补光线不足。日光灯能提供大量的照明，最适宜办公室布置。
办公室光线系统的基本设计共有五种：直接光、半直接光、间接光、半间接光、直接间接光。其中，采用间接光或直接间接光较为优良。适当地提高办公室的光线的经费，是一种健全的投资。良好的光线约占办公室总工作成本的2％，而不良光线亦占总工作成本的0.5％。即仅增加总成本的1.5％，就可在光线方面获得舒适、准确及精神上的满足。许多研究显示，若能提供适当的光线，则办公室的效率能提高10％～15％。
2.搭配合理的颜色
颜色会影响人的情绪、意识及思维。譬如，颜色通常对于人的血压及心情产生重要的影响。有些颜色使人心情放松，有些颜色则令人感觉郁闷；有些颜色能加速心智的活动，有些颜色则降低心智的活动。
黄色、橙色与红色皆为暖色，这些颜色令人心理上感到温暖与愉快。反之，蓝色、紫色与绿色皆为冷色，它们则令人感到平静。浅黄色、灰褐色与象牙色等淡色，则令人有适度兴奋之感。
目前办公室的颜色是趋向于单色化，亦即地板、墙与窗帘的颜色要调和，然后再加上一种较鲜亮的颜色。譬如，先选择桌子的颜色，然后地毯的颜色要与桌子的颜色相调和，而较地毯淡的颜色，可作为墙壁与窗帘的颜色。椅子或附属品如图画、桌子附属品、灯，则可用鲜艳的颜色。
总之，地板的颜色宜较墙壁的颜色深，墙壁的颜色则应较天花板的颜色深。会议室、会客室宜用黄色或赤色。办公室夏季用蓝色与绿色，冬季宜用黄色与橙色。天花板的颜色，以白色为最佳。地板的颜色宜采用棕色，较不易污染。桌面的颜色则宜浅。下列地点的颜色采用建议如下：
（1）普通办公室：天花板宜用白色，面对职员的墙壁宜用冷色，其他墙壁的颜色宜用暖色如浅黄色。所有墙壁的颜色应注意互相调和。（2）会议室：以浅色与中性的颜色为最佳。会客室：以欢愉的、中性的颜色为最佳。（3）走廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线。
休息室：男士的宜用蓝色，女士的宜用淡红色。（4）私人办公室：可用深色和鲜艳的颜色，视主人的偏好而定。（5）地下室与贮藏室：宜用具有高度反射光线的颜色。
3.空气的调节控制
办公室的空气调节，即控制办公室中空气的温度、流通、湿度与清洁四个基本因素。如只控制其中的三个因素、两个因素或一个因素，只能称为部分的空气调节，而非全部的空气调节。
湿度也会影响人的舒适感与工作效率。在同样温度之下，潮湿的空气令人感觉热，而干燥的空气则令人感觉冷。特别潮湿的空气，会引起呼吸器官的不适并引起沉闷、疲倦之感。同样，特别干燥的空气则会引起焦虑与精神急躁之感。办公室理想的相对湿度应是40％～60％。如相对湿度是20％，则办公室的空气太干燥；当相对湿度是70％，则空气太潮湿。
在办公室里，若缺乏适当的通风，则令人感到昏昏沉沉与极度疲劳。正常的通风标准是每个人每小时约需2000立方米的空气。
4.噪音的管理控制
噪音令人感到不愉快，分散注意力，增加工作成本，且容易造成工作的错误。一个效率高的办公室，应注意声音的调节，防止噪音，力求办公室的安静。
减少或尽可能消除声音的来源。在打字机与计算机底下加毛垫，并在其余的设备底下置橡皮垫。此外，在档案柜、门、桌子、椅子上，也可涂上一些润滑剂。要求职员减少不必要的谈话，养成职员低声交谈的习惯，均能减少声音。
设办公室于安静之处。建筑物之顶楼通常是声音较低之处，因远离街道、车辆与行人。此外，应避免将办公室直接暴露于声源或太拥挤之处。
把办公室与声源隔离。将所有发出音响的设备与机器，置于一个单独的房间，若条件不具备，可将主要的声源设备与机器集中于一处，较散置于办公室各处为优。
办公室的地板、天花板与墙壁，采用防音板或吸音材料时，声音即很快地消失。地板采用地毯也可吸收声音。同样，窗帘亦能吸收声音。天花板及墙壁可采用多孔纤维状的矿物瓦，及多硬纸板做成的吸音板。
窗户宜用两层玻璃，当街市声音太嘈杂时，将窗户关闭。任何办公器具不得放于金属墙之前，以减少回音。按照工作流程布置座位，以减少往返走动之声。接待来宾，宜专设会客室，以免谈话影响正常办公。
5.音乐的适当播放
当职员工作时，如播放适当音乐，则可改进工作条件，减少心理与视觉的疲劳，减少精神的紧张，并使职员有愉快之感。
办公室的工作，因播放音乐而产生积极作用的工作包括：档案、收发、打字、接待、打孔与查对等。在对35000名以上职员所做的一项调查显示，90％以上的职员喜欢在工作时播放音乐；同数的职员相信音乐能使工作更加愉快；几乎85％的职员认为，播放音乐，工作时就不会感到单调。
音乐需加适当控制，即为实现特定目的，音乐应预先安排。凡令人分散注意力与引起注意力的音乐，如沉闷的管乐与独奏曲应予排除。音乐之选播应配合特别的办公室工作，视职员的性情需要。早晨宜选用轻松愉快的音乐，激励的音乐可于中午前及下午播放。办公室的音乐，以选播节奏轻快的古典音乐为主。
温馨提示
古代有“孟母择邻而居”的故事，这充分说明了环境对一个人的影响。办公室工作人员要想有好的工作效率，必须要有一定的办公环境作基础。办公室文员在工作过程中，应及时反馈和调整当前的办公环境，努力营造一个舒适的办公空间。
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