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办好文 办好会 办好事
做好办公室工作的最佳指导读本
承上启下、协调左右、沟通内外，作为一个单位对外的“联络站”和对内的“牵线人”，办公室工作至关重要，而在工作当中遇到的种种问题以及产生的种种困惑，本书将为您一一解答！
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| 內容簡介： |
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办公室工作的内容多样、涉及广泛，工作的规律性和灵活性都很强。我们希望《办公室工作实用手册》一书，对办公室工作中一些惯例性、通则性的制度与规范进行说明，并通过真实案例的分析解读，给出实际可行的处理方法和技巧，同时为办公室文化建设提供有益经验。
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| 關於作者： |
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《办公室工作实用手册》编辑部由北京电视台办公室领导和各科室骨干人员组成，业务特长涵盖行政文秘、舆情信息、外事公关、通讯保障、法律事务等。编辑部成员拥有中文、新闻、管理、外语、法律等复合学科背景，具有较丰富的办公管理与综合协调工作经验，曾参与完成“鼓励学术创新”、“公文办理流程与标准化”、“观众热线服务创新”等多个项目。
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| 目錄：
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上篇 办公室工作实务问与答
绪论 你好，办公室
第一部分 办好文
（一）文书工作
（二）收文处理
（三）发文处理
（四）公文撰写
（五）印章使用
（六）信息工作
（七）档案管理
第二部分 办好会
（一）会议筹备
（二）会议服务
（三）会后事项
（四）建议和提案办理
第三部分 办好事
（一）保密管理
（二）协调工作
（三）信访工作
（四）接待工作
下篇 办公室工作案例讲与析
第一部分 不断提办文办会水平
1. 流转要及时高效
2. 信息工作要细致严谨
3. 高度重视档案管理工作
4. 会议筹备工作要“万无一失”
第二部分 准确落实、高效运转、忙中有序
5. 活动接待要灵活应变
6. 做好接待前的准备工作
7. 宴请座次有讲究
8. 信访收发工作要做好交接
9. 办公室工作要“锱铢必较”
10. 信件收发工作要做好交接
11. 活动摄影巧应对
12. 做好图片资料管理
13. 通讯工作助力突发事件应急处理
第三部分 依法维权，规避风险
14. 预防节目内容侵权风险
15. 采访报道中的侵权问题
16. 新闻报道中的隐性采访
17. 合作创作中的合同纠纷
18. 权威小西源失实引发的纠纷
19. 电视台作为电视剧播出机构的合理审查义务
附录
附录1 常用办公表格与公文模板
附录2 办公室工作相关感悟和书籍推荐
附录3 推荐9部中外电影
参考书目
后记
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| 內容試閱：
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第一部分
办好文
（一）文书工作
问1什么是文书？
答：文书是用来记录、交流和发布信息的文字材料，包括私人文书和公务文书。公务文书也即“公文”，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序所形成和使用的书面材料，是传达贯彻上级精神，制定发布规章制度，请示和答复问题，指示、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
问2文书工作有哪些特点？
答：文书工作要做到政治性、时限性、机密性和规范性的统一。
（1）政治性。文书工作的政治性是与公文本身鲜明的政治性分不开的，要忠实地为坚持四项基本原则服务、为贯彻党和国家的各项方针政策服务、为维护人民的根本利益服务、为推动社会主义现代化服务。
（2）时限性。文书工作要注重迅速和适时两方面。任何迟缓、贻误都会影响工作正常运转，但并非都要越快越好，还需根据公文的内容与性质，按照工作部署与要求，及时地逐级传达。
（3）机密性。机密文件是传达机密性公务活动和指示的载体，如果泄密、失密，势必会造成严重的损失。因此，文书工作的每一个环节都要慎之又慎、细之又细。
（4）规范性。文书工作要遵循科学完备的工作程序，依照公文拟制、文件收发、立卷归档等各项具体要求执行。
问3文书管理主要包括哪些内容？
答：文书管理的主要内容包括收文处理、发文处理和文书存档。其中，收文处理指的是对所收公文的签收、拆封、登记、分办、传阅、拟办、批办、承办和催办等；发文处理指的是对所发公文的拟制、审核、签发、校对、用印、登记和发放等；文书存档是指对归档范围内文书材料的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等。
问4公文的行文制度包括哪些内容？
答：公文的行文制度主要包括行文关系与行文规则两方面的基本内容。行文关系，指的是行文过程中要正确处理发文单位与收文单位之间的关系。目前这种关系主要有三种情形：
一是上下级之间领导与被领导的关系；
二是上下级之间业务指导与被指导的关系；
三是平行或不相隶属的关系。
行文规则主要有：
一是通常情况下不要越级行文。向上级行文时，要注意按照直接的隶属关系行文，如遇特殊情况，也应抄报直接的上级单位，便于其了解情况，提供支持。
二是要避免越位行文。要明确主送与抄送的适当范围和对象，谁负有办理职责和权限，就主送给谁；谁需要知道或办理，就下发给谁。越位行文以请示类居多，往往希望尽快得到批复却适得其反，欲速而不达。
三是要严格控制发文数量。
中央八项规定明确要求，要精简文件简报，切实改进文风，没有实质内容、可发可不发的文件、简报一律不发。公文虽是完成公务的重要工具，但不能为此而陷入“文牍主义”，妨害公文的现实效用。
四是行文要选准文种。上行文、下行文、平行文都有相应的文种，应正确选用并发挥其效用。
（二）收文处理
问1收文的种类有哪些？
答：收文主要包括以下6种：
上级单位的指令性、指导性公文；
下级单位的请求性公文及平行单位、不相隶属单位的商洽和询问性公文；
上级单位的批复性公文及平行单位、不相隶属单位对商洽、询问事宜的答复性公文；
各部门调查性公文和下级单位陈述性公文；
内部刊物和简报等；
其他材料，如公开刊物和群众来信等。
问2收文处理的环节和注意事项有哪些？
答：收文处理包括对来文的签收、拆封、登记、分办、传阅、拟办、批办、承办和催办等环节。
（1）签收。要做好“清点”、“检查”、“签字”三件事。清点，即仔细清点收件数量，并核对其与投递单或传真页码所标是否相符。检查，即检查信封、信套或传真件上所注的收件单位、部门和姓名是否应由本部门所收。如有误投应退回，或转递、代收。签字，即清点、检查无误后，在回执单上签字并注明收件时间。
（2）拆封。要确保“完好”、“完全”、“完备”。完好，即保持原封和封内信件的完好无损，尤其注意保持原封上发信单位名称、邮戳等的完好。可在拆封前轻敲信封底部，使封内物件落到下部，然后再从上面剪开。完全，即拆封后注意将封内材料毫无遗漏地完全取出，清点清楚，码放整齐。完备，即拆封后有效处理。如需转出，一定要确认无误后再转；如是指定专人保管的密件，须按保密要求处理，防止泄密。
（3）登记。要记录好文件的来源、去向、密级、缓急程度、编号、题目和主要内容等项，做到不漏登、不错登，不随意涂抹，字迹清晰、工整、规范。
（4）分办。要做好分类，将文件按缓急程度、密级、类别和内容涉及的业务部门进行分门别类，进而分送给相关人员或承办部门。
（5）传阅。在工作职责范围内传阅文件，根据文件的内容和缓急程度，遵循先主办、后协办的原则，迅速、准确地进行传阅。
（6）拟办。拟办是对来文如何处理提出初步意见，供领导或部门负责人审核决定的过程。需拟办的情况主要有以下三种：上级单位主送本单位需要贯彻落实的文件；本单位所属部门或下级单位主送本单位的请示性文件；平行单位或不相隶属单位送本单位需答复的文件。拟办意见要准确恰当，努力吃透需拟办文件的精神和内
容，根据不同的问题、要求和实际情况，分别提出具体、切实可行的拟办意见。
（7）批办。批办是针对来文处理情况的指示性意见，或对拟办情况的肯定或否定。批办意见中须写明承办部门，并指明如何承办，对于要件和急件，还要限定承办完毕的时间。
（8）承办。即按照领导批示承接办理所需事项，如拟制文件、筹备会议、处理问题等。
（9）催办。需要催办的文件主要有以下几种：上级单位主送本单位并需要承办的文件；下级单位主送本单位的请求性文件；平行单位或不相隶属单位主送本单位并需答复的文件。催办可以采取多种形式，主要有电话催办、发函催办、上门催办等。
问3如何准确理解领导对文件的批阅意见？
答：领导对文件的批阅意见，主要有圈阅和签批两种形式。圈阅，即在批示处画一个圈，常常包含以下“深意”：一是领导对情况还不了解，或同自己原先掌握的情况有出入，不能马上表态，只能圈阅表示已注意该问题；二是领导对提交的方案不够满意，但无法短时间内给出新的方案；三是由于分管工作的关系，或是出于对更好决策意见的期待和尊重，暂不急于表态；四是有些请示或报告无法简单地用“同意”或“不同意”来表达。
常见的签批意见有“同意”、“拟同意”和“原则同意”三种。其中，“同意”表示赞同和肯定，一般来说是领导决策的终端意见，如无未尽事宜，“同意”之后可不再附其他意见。“拟同意”表示打算同意，领导因职权所限，如在决策中需要表示一下肯定的态度，提出一个方面或一个层面的意思，以供最终决策参考，便需签批“拟同意”，并后附提示性或参考性意见。“原则同意”表示大体赞同和肯定，但在局部问题上需要再完善，签批“原则同意”后，需附上指令性意见，以供执行者进行操作。
（三）发文处理
问1发文的种类有哪些？
答：发文主要包括以下7种：
向上级单位报送的请求性、询问性公文及向平行单位或不相隶属单位发送的商洽性公文；
向上级单位报送的陈述性公文；
向下级单位发送的批复性公文和向平行单位或不相隶属单位发送的答复性公文；
向下级单位发送的指令性、指导性公文；
向各部门发送的指令性、指导性公文；
向有关单位或部门发送的各类简报；
其他各类公文，如典型材料、信件等。
问2发文处理的环节和注意事项有哪些？
答：发文处理包括所发公文的拟稿、审阅、会签、核稿、签发和公文的编号、印制、加印、发放等环节。
（1）拟稿。拟稿即所要起草文件的初稿或草稿，作用是供修改、讨论和审阅。拟稿的注意事项有：填写稿头纸，内容包含公文标题、主送单位、抄送单位、拟稿单位、拟稿人、联系电话、单位领导签署、有关部门会签或签发等；文件发送范围要写得明确、具体，应使用单位的全称或规范性简称；拟稿人要把形成文稿有关的文字资料和拟稿的依据附在文稿后；部门拟以所属单位名义发的文稿，要经部门领导审核签字，如涉及其他部门的问题，要送请其他部门会签。
（2）审阅。部门领导对拟稿进行审核，主要是审核文稿中涉及的业务和政策等内容是否准确属实，并对文稿中的语病进行修改。
（3）会签。需会签的公文文稿主要包括以下几种：一是文稿中所涉事宜与其他部门业务有交叉，在日后工作中需要共同执行完成；二是文稿中的有关规定与其他部门以往的有关规定出现矛盾，需协商解决；三是为避免冲突，需事先向有关部门征求意见，以便日后工作顺利进行；四是会议纪要；五是联合发文的文稿。
（4）核稿。核稿的目的是为领导签发做好准备，是对文稿的“把口”和“把关”，应做到“七看”：一要看文稿是否符合程序，包括有无拟稿部门领导签字、需会签的是否已经会签等；二要看文稿该不该发；三要看文稿内容是否符合政策规定；四要看文稿的要求能否实现，即要求是否切实，措施是否具体可行；五要看文字表达是否准确得体；六要看行文关系是否正确；七要看公文格式是否准确。
（5）签发。领导签发文稿，须遵循“先审后签”的原则，因为领导对其签发的文稿要负全部责任。签发时，要对文稿的内容、文字和政策性规定等进行严格的审查和修改。如修改幅度较大，可责成拟稿部门改写后再签。
（6）编制发文字号。一般按发文单位代字、文件类别、年代和流水号顺序排列。
（7）印制。要印制整洁，排列均匀，字迹清晰，内容无误，规格统一，印制及时；印制人员要对原稿负责，如发现疑误，应及时与核稿人员取得联系，不得擅自改动；凡书写或打字的公文均应尽量避免末页无正文的现象，如无法避免时则应在末页注明“此页无正文”；为确保公文质量，还要做好校对工作。
（8）加印。加盖行文单位印章后，公文才正式生效。加印的位置在公文落款处。一般有两种情形：落款处有行文单位名称时，印章要盖在单位名称上并居中；落款处无行文单位名称时，则加盖在行文时间上，居中并压盖年月。联合行文时，各行文单位印章要同时加盖在落款处，且主办机关在前。应注意，印章与公文正文的间距不宜过大。
（9）发放。包括登记、写封、装封、封封、投递等环节。发密件和重要、紧急文件时，要在封面上加盖密级章或急件章。要尽量减少中间的转递环节，以免文件丢失或损坏。
（四）公文撰写
问1公文撰写的主要步骤有哪些？
答：公文撰写要做好动笔前的准备积累，拟稿时的思考谋划和成文后的检查修改，可归纳为“五步走”：首先是确定目的、明确主旨，即根据行文目的确定公文的主旨、内容、发文对象，并选择正确的文种。然后是收集资料、调查研究，即搜罗行文所涉政策法规及相关素材，参考以往范例。随后是拟定提纲、谋篇布局。所谓“意在笔先”，在正式行文前先列出提纲和段落安排，有助于理清思路，确定行文逻辑。继而是落笔起草、拟写正文，应做到开宗明义、紧扣主题、文从字顺。最后是仔细检查、认真修改，对主题、观点、材料、结构、语言进行再次校准和把关。
问2如何确立和表现公文的主旨？
答：确立公文的主旨，应从以下几个方面来考虑：
（1）党和国家及上级文件是公文主旨确立的直接依据。对于党和国家的文件精神，要做到认真学习、深刻领会、全面掌握。
（2）领导意图是公文主旨的具体要求。拟稿人要准确领会领导意图，才能通过公文将其恰切地表达出来。
（3）工作实际是公文主旨的直接来源。工作中实际问题的解决、具体情况的反映、规章制度的制定等，都是确立公文主旨的直接因由。
公文主旨的表现大体有以下几种方法：一是在题目中点出；二是在首段中以主题句的方式阐明；三是在文章结尾予以揭示；四是在文章过渡、转折处显明；五是通过各部分小标题和分论点加以展示。
问3如何选取公文写作的材料？
答：公文的选材，对于表现主旨具有重要的作用。材料的占有应力求丰富、全面，这样才能使表达得心应手，分析和认识问题鞭辟入里。
材料的选取应做到：准确、新颖、真实、典型。准确，即选用的材料能够准确地表现主旨、印证主题；新颖，即材料应紧密联系社会现实，反映新问题、新成果、新数据、新经验、新思想等；真实，即必须实事求是，不能凭空杜撰，随意捏造，材料本身必须能够揭示事物的本质；典型，即材料要有代表性和说服力，能够“以一当十”，引人注目。
问4公文的常用结构有哪些，如何进行组织安排？
答：公文的常用结构有以下几种：
（1）纵向结构。以时间先后、事物发展的阶段为序，讲清来龙去脉；或按事理的深入递进，由表及里，层层剖析。
（2）横向结构。按事物的类别、组成部分或空间分布进行铺陈，或以“总—分”或“总—分—总”结构排布，先说明写作目的、现有情况等，再提出问题和解决对策，最后进行总结和归纳。
（3）交叉结构。在篇幅较长、内容丰富的公文中，可以采取将前述两种结构结合的方式，但要注意有主有从，切忌杂乱无章。
无论采取何种结构，都要遵循以下原则：一是围绕主旨安排结构；二是层次清晰明确；三是行文完整、严谨、匀称。
问5公文的语言运用有何特点，常用语汇有哪些？
答：公文用语要遵循准确、规范、简洁、严密的原则，通常有一些固定的语汇，列举如下：
作用举例
开头表示行文目的、依据、原因等根据、为（了）、按照、遵照
引叙对来文内容进行引用和叙述收悉、已悉、现接、（现）经
称谓对来文单位或行文者自身的称谓我（局）、本（公司）、该同志、贵处
表态表示态度、立场的用语遵照执行、可行、原则同意、照办
续表
作用举例
征询表示征求、询问意见或态度妥否、当否、如无不妥、是否可行
期请表示发文者期望或要求恳请、切盼、望、请
结尾公文的结束语为盼、望认真贯彻执行、特此报告
（五）印章使用
问1常用的印章有哪几种？
答：印章加盖在文书的不同位置或在文书处理的不同环节使用，其作用也各不相同，常用的有：
（1）更正章。对文书书写中的差错进行改正后，要加盖更正章，以作为法定作者自行更正的凭信。
（2）证见章。对以他人名义出现的文书盖章作证。
（3）骑缝章。介绍信与存根衔接处须骑缝加盖印章，以便必要时查核、对同。
（4）骑边章。重要案件的调查、旁证、座谈记录等材料，很多是由调查人自作笔录，为完备手续起见，除了应由当事人盖落款章，所在机关盖证见章外，还必须将该材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页至末页，骑各页之边，加盖一完整公章，以证明材料各页是同时形成的，杜绝日后改易之弊。
（5）封存章。在封条处加盖印章，以封存财册、文件橱、财物、仓库、住房等，常在节假日或特殊情况下使用。
问2印章的使用应注意哪些问题？
答：用印时，应先检查是否有机关、单位负责人批准用印的签字；应审阅、了解用印内容，检查相关材料是否齐全；每次用印都进行登记；盖印后，应整理留存材料并存档。需注意，使用正式印章要在办公室内，一般不能将印章携带出单位以外使用；此外，不允许出现盖有印章的空白凭证。
问3一般用印的留存材料有哪些？
答：一般信件应保留有领导人签批的草稿；协议书、合同应保留一份文本；证书要附有颁发文件或领导批准的书面材料、名册及证书样本。若实在没有留存材料的，应详细记载用印情况。
（六）信息工作
问1信息工作的主要内容和程序有哪些？
答：广义上的信息，是以文字、声音、动作、图像等形式所传递的新情况、新知识。狭义上的信息，指的是党政机关、社会机构等反映本单位工作情况的材料。信息工作是办公室的基本职能之一，也是办公室发挥参谋助手作用的有效途径。信息工作的程序包括信息的收集、整理、传递和储存。
问2如何做好信息收集工作？
答：信息收集要做到准确、及时、广泛、适用。就党政机关和企业而言，信息收集的主要范畴有：
（1）政策性信息。主要指党中央、国务院公布的方针、政策、法规性文件。
（2）经验性信息。指反映各机关重要经验的信息，包括本单位、所属部门的机构、人员、财物、物力、工作、生产等情况，以及生产计划、指标、统计数据、改革状况、科技发展、典型经验、工作总结等。
（3）科技性信息。主要指与本机关工作、本企业业务未来发展有关的科技新成果以及先进的经验、方法等信息资料。
（4）经济性信息。主要指国家和地方经济发展情况及市场竞争、消费情况等。
问3如何做好信息整理工作？
答：首先要做好信息的筛选，第一步是剔除虚假信息、失效信息和无效信息，第二步是挑选出有价值的信息，如全局性、突出性、方向性、反馈性、预测性信息。然后对信息进行加工，可以将反映相同内容的信息加以集中归纳，从中找出带有普遍性、规律性的问题，并在科学分析的基础上进行合理预判。
问4如何做好信息传递工作？
答：及时、准确、有效地传递信息，就要善于抓住几个关键：一要抓住领导决策的“空白点”，即把那些领导没有注意到且带有一定倾向性的问题及时传递给领导，以辅助决策，提供参考；二要抓住领导决策与下属单位或职能部门工作实际的“矛盾点”，以求加强沟通、修正决策；三要抓住领导决策在具体实践中的“症结点”，即落实领导决策过程中遇到的阻力、困难并分析其原因；四要抓住政治经济生活中的“敏感点”，以便领导未雨绸缪，及时解决。
信息的写作要力求新、实、准、快、精、深，要做到主题凝练、立意新颖、标题醒目、结构严密、层次清晰、语言精炼、格调庄重。
问5如何做好信息贮存工作？
答：办公室的信息贮存，主要有以下几项工作：
分类，即对各种信息按一定的规则进行类别划分；
著录，就是对具体的信息资料进行如实的记载，一般按照一定格式，制成分类卡片，用简练的语言填写；
建立储存检索系统，使源源而来的信息资料根据这个系统归类存放；
保管，即加强信息资料入库的存放和保护。
问6怎样为领导提供“含金量”高的信息？
答：信息是领导决策的重要参考依据，信息的质量和层次越高，对领导决策的参考价值就越大。含金量高的信息应具备以下特点：
（1）对路子。通过上级精神、重要会议、新闻舆论等渠道寻找方向，瞄准领导近期关注的问题和所要解决的突出问题，及时提供“对路”信息。
（2）有特色。信息要体现本单位、本部门的特色，反映创新点和独特性，展现与其他单位或部门的不同点，或是与本单位、本部门以往情况的变化之处。
（3）时效强。信息的时效
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