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| 目錄：
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目 录
第1章 会计电算化概述... 1
第1节 会计电算化的概念及其特征... 1
第2节 会计软件的配备方式及其功能模块... 5
第3节 企业会计信息化工作规范... 11
本章习题... 14
第2章 会计软件的运行环境... 19
第1节 会计软件的硬件环境... 19
第2节 会计软件的软件环境... 24
第3节 会计软件的网络环境... 28
第4节 会计软件的安全... 30
本章习题... 36
第3章 会计软件的应用... 42
第1节 会计软件的应用流程... 42
第2节 系统级初始化... 44
第3节 账务处理模块的应用... 66
第4节 固定资产管理模块的应用... 83
第5节 工资管理模块的应用... 95
第6节 应收管理模块的应用... 106
第7节 应付管理模块的应用... 113
第8节 报表管理模块的应用... 117
本章习题... 123
第4章 电子表格软件在会计中的应用... 129
第1节 电子表格软件概述... 129
第2节 数据的输入与编辑... 142
第3节 公式与函数的应用... 155
第4节 数据清单及其管理分析... 171
本章习题... 183
附录 参考答案及解析... 190
第1章 会计电算化概述... 190
第2章 会计软件的运行环境... 195
第3章 会计软件的应用... 200
第4章 电子表格软件在会计中的应用... 208
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第3章 会计软件的应用
【本章要求】
（1）掌握会计软件的应用流程。
（2）掌握会计软件的初始化应用。
（3）掌握会计软件主要功能模块的应用，包括账务处理、固定资产管理、工资管理、应付管理、应收管理和报表管理等模块。
第1节 会计软件的应用流程
会计软件的应用流程一般包括系统初始化、日常处理和期末处理等环节。
一、系统初始化
（一）系统初始化的特点和作用
系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。
系统初始化是会计软件运行的基础，是使通用会计核算软件投入正常使用必须的前提。它将通用的会计软件转变为满足特定企业需要的系统，使手工环境下的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境下延续和正常运行。
系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。系统初始化将对系统的后续运行产生重要的影响，例如在系统初始化时，如果建账时间设置在年初和年中，则录入期初余额时是有差别的。因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。
（二）系统初始化的内容
系统初始化的内容包括系统级初始化和模块级初始化。
1．系统级初始化
系统级初始化是设置会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息，其初始化的内容涉及多个模块的运行，不特定专属于某个模块。
系统级初始化内容主要包括：
（1）创建账套并设置相关信息；
（2）增加操作员并设置权限；
（3）设置系统公用基础信息。
2．模块级初始化
模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。
模块级初始化内容主要包括：
（1）设置系统控制参数；
（2）设置基础信息；
（3）录入初始数据。
二、日常处理
（一）日常处理的含义
日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理 过程。
具体来说就是将日常产生的经济业务录入到会计软件的各个模块中，从而利用计算机对这些数据进行分类、汇总，通过记账凭证，传递到总账模块中，同时也通过凭证过账功能登记到各种账簿中，为编制会计报表提供数据。
（二）日常处理的特点
（1）日常业务频繁发生，需要输入的数据量大。
（2）日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。
三、期末处理
（一）期末处理的含义
会计电算化下的期末业务处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括期末的摊、提、结转业务的处理、对账、结账工作。
（二）期末处理的特点
（1）有较为固定的处理流程。
（2）业务可以由计算机自动完成。例如，期末业务的结账工作在会计软件中是由计算机自动完成的。期末结账，软件可以自动结出本会计期间借、贷方发生额和期末余额，并将其结转到下期会计期间。
四、数据管理
在会计软件应用的各个环节均应注意对数据的管理。由于会计软件涉及企业重要的会计数据，在使用过程中会由于许多因素而导致数据损毁或丢失，因此，做好会计软件的数据管理显得尤为重要。
（一）数据备份
数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。
（二）数据还原
数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。它与数据备份是一个相反的过程。数据还原主要包括账套还原和年度账还原等。
第2节 系统级初始化
系统级初始化包括创建账套并设置相关信息、增加操作员并设置权限、设置系统公用基础信息等内容。
一、创建账套并设置相关信息
（一）创建账套
1．账套的概念
账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等。这些文件之间是相互关联的。一个账套只能保存一个会计核算对象的业务资料，这个核算对象可以是企业的一个分部，也可以是整个企业集团。
2．建立账套
建立账套是指在会计软件中为企业建立一套符合核算要求的账簿体系。在同一会计软件中可以建立一个或多个账套。
（二）设置账套相关信息
建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息，主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币等。
具体来说，就是利用新建账套命令启动创建账套功能，并根据向导设置账套相关信息，确认创建后即可登录所创建的账套。
（三）账套参数的修改
账套建立后，企业可以根据业务需要对某些已经设定的参数 内容进行修改。需要注意的是，如果账套参数内容已被使用，进行修改可能会造成数据的紊乱。因此，对账套参数的修改应当谨慎。
账套建立完毕后，账套号、账套路径、启用会计期间、本位币等信息是不能修改 的。一些会计软件为避免此状况的发生，对已被使用的账套参数内容禁止修改，以免 出错。
【例3.1】建立账套，资料如下。
账套名称：北京虎贲文化发展有限公司
会计标准：企业会计准则
预设科目：采用系统预设的科目
本位币编码：RMB；本位币名称：人民币
会计年度：2015年；账套启用日期：2015-01-01
【操作步骤】
步骤1：打开会计从业考试系统，执行系统新建账套命令，打开新建账套对话框，输入账套名称，如图3-1所示。
步骤2：单击下一步按钮，选择账套采用的会计标准采用企业会计准则的单位,如图3-2所示。
图3-1 新增账套账套名称
图3-2 新增账套会计标准
步骤3：单击下一步按钮，默认生成预设科目复选框为选中状态，如图3-3所示。
图3-3 新增账套科目预设
步骤4：单击下一步按钮，按要求设置本位币信息，如图3-4所示。
图3-4 新增账套本位币
步骤5：单击下一步按钮，打开会计期间对话框。在会计年度下拉框中设置会计年度为2015，在左下方的账套启用日期下拉框中将日期设置为2015-01-01，单击完成按钮，如图3-5所示。
图3-5 新增账套会计期间
二、管理用户并设置权限
（一）管理用户
会计软件中的用户又称操作员，具有登录系统的权限，并对会计软件进行权限范围内的操作。管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，并设置其用户名和初始密码，或者是取消不再使用系统的用户权限等。
1．增加用户
增加用户的方法为：登录到指定账套中，在系统管理功能模块中启用用户管理功能，然后在打开的对话框中按要求增加用户，并设置操作员名称和口令。
【例3.2】增加操作员。操作员名为李刚，访问口令为ligang。
【操作步骤】
步骤1：打开会计从业考试系统，执行系统管理用户管理命令或设置用户管理命令，如图3-6所示。
图3-6 启用用户管理功能
步骤2：在打开的操作员列表窗口中，单击工具栏处的新增按钮，如图3-7所示。
图3-7 新增操作员
步骤3：在打开的新增操作员窗口中，按要求输入操作员名和访问口令，单击保存按钮，返回操作员列表，如图3-8所示。
图3-8 设置操作员名和访问口令
2．删除用户
掌握了增加启用的操作后，删除用户的方法就很简单了。具体要求步骤如下：首先打开操作员列表窗口，选择指定的操作员选项，然后单击工具栏中的删除按钮，并在打开的删除提示对话框中单击确定按钮。
（二）设置权限
在增加用户后，一般应根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置或修改其对各功能模块的操作权限。通过设置权限，用户不能进行没有权限的操作，也不能查看没有权限的数据。
设置权限的方法为：在操作员列表窗口中，通过修改功能打开修改操作员窗口，按要求进行权限设置即可。
【例3.3】设置操作员权限。设置操作员李刚具有应收管理和应付管理模块的权限。
【操作步骤】
步骤1：打开会计从业资格考试软件，执行系统管理用户管理命令或设置用户管理命令。
步骤2：在打开的操作员列表窗口中，单击上方的修改按钮，打开修改操作员窗口，如图3-9所示。
图3-9 修改操作员
步骤3：在打开的修改操作员窗口的模块权限栏中，依次选中应收管理和应付管理前的复选框，然后单击保存按钮，如图3-10所示。
图3-10 增加操作员权限
三、设置系统公用基础信息
图3-11 系统公用基础信息
设置系统公用基础信息包括如图3-11所示的六方面内容。
（一）设置编码方案
编码符号能够唯一地确定被标识的对象。设置编码方案是指设置具体的编码规则，包括编码级次、各级编码长度及其含义。其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。
设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。
（二）设置基础档案
设置基础档案是后续进行具体核算、数据分类和汇总的基础，其内容一般包括设置企业部门档案、职员信息和往来单位信息等。
1．设置企业部门档案
设置企业部门档案一般包括输入部门编码、名称、属性、负责人、电话、传真等。其目的是方便会计数据按照部门进行分类汇总和会计核算。操作较为简单。
【例3.4】增加部门档案。部门档案资料见表3-1。
表3-1 部门档案资料
部门编码
部门名称
01
管理部
02
销售中心
03
采购中心
04
生产中心
【操作步骤】
步骤1：打开会计从业资格考试软件，执行基础编码部门命令，打开部门对话框，如图3-12所示。
步骤2：单击对话框中的新增按钮，打开新增部门对话框，按要求输入部门信息，如图3-13所示。
图3-12 部门 图3-13 新增部门
步骤3：单击保存按钮，保存增加的信息，同理设置其他部门信息。部门信息设置完成后，单击关闭按钮退出部门对话框。
2．设置职员信息
设置职员信息主要包括输入职员编号、姓名、性别、所属部门、职员类型等数据，以方便进行个人往来核算和管理等操作。
【例3.5】增加职员信息。职员档案资料见表3-2。
表3-2 职员档案资料
职员编码
职员名称
性别
所属部门
101
赵淼
女
管理部
102
刘丽
女
管理部
201
赵飞
男
销售中心
202
孙科
男
销售中心
301
曹孟
男
采购中心
302
周阳
男
采购中心
401
马南
男
生产中心
402
王萍
女
生产中心
【操作步骤】
步骤1：打开会计从业资格考试软件，执行基础编码职员命令，打开职员对话框，如图3-14所示。
图3-14 职员
步骤2：单击对话框中的新增按钮，打开新增职员对话框，按要求输入职员信息，如图3-15所示。
图3-15 新增职员
步骤3：单击保存按钮，保存增加的信息，同理设置其他职员信息。职员信息设置完成后，单击关闭按钮退出职员对话框。
【考场指示灯】若要求设置职员类型，则可以执行基础编码职员类型命令，在打开的职员类型对话框中新增职员类型，并在新增职员对话框中，对某职员的类型进行设置；若要求设置职员的文化程度、出生日期等信息，则可在新增职员对话框中单击辅助信息选项卡，在其中按要求进行设置。
3．设置往来单位信息
往来单位包括客户与供应商。
（1）设置客户信息是指对与企业有业务往来核算关系的客户进行分类并设置其基本信息，一般包括输入客户编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。其目的是方便企业录入、统计和分析客户数据与业务数据。
【例3.6】增加单位类型和客户档案。单位类型和客户档案资料如表3-3、表3-4所示。
表3-3 单位类型资料
单位编码
单位类型名称
01
无类型
表3-4 客户档案资料
客户编码
客户名称
税号
地址
001
北京石油中学
11111
北京市海淀区龙刚路1号
002
志同公司
22222
北京市朝阳区胜利路2号
【操作步骤】
步骤1：打开会计从业资格考试软件，执行基础编码单位类型命令，打开单位类型对话框，单击新增按钮，打开新增单位类型对话框，按要求输入单位类型信息，如图3-16所示。
步骤2：执行基础编码客户命令，打开客户对话框，单击新增按钮，打开新增客户对话框，按要求输入客户信息，如图3-17所示。
步骤3：单击保存按钮，保存增加的信息，同理设置其他客户信息。客户信息设置完成后，单击关闭按钮退出客户对话框。
【考场指示灯】本例中的税号和地址信息需在新增客户对话框的辅助信息选项卡中进行设置。
图3-16 新增单位类型
图3-17 新增客户
（2）设置供应商信息是指对与企业有业务往来核算关系的供应商进行分类并设置其基本信息，一般包括输入供应商编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。其目的是方便企业对采购、库存、应付账款等进行管理。
【例3.7】增加供应商档案。供应商档案资料如表3-5所示。
表3-5 供应商档案资料
供应商编码
供应商名称
税号
地址
01
鼎立科技有限公司
33333
北京市中北区大华路518号
02
美源科技有限公司
44444
北京市朝圣区武夷路777号
03
兴盛科技有限公司
55555
北京市北海区卫青西路447号
【操作步骤】
步骤1：打开会计从业资格考试软件，执行基础编码供应商命令，打开供应商对话框。
步骤2：单击新增按钮，打开新增供应商对话框，按要求输入供应商信息，如图3-18所示。
图3-18 新增供应商
步骤3：单击保存按钮，保存增加的信息，同理设置其他供应商信息。供应商信息设置完成后，单击关闭按钮退出供应商对话框。
【考场指示灯】本例中的税号和地址信息需在新增供应商对话框的辅助信息选项卡中进行设置。
4．设置项目信息
项目是指一个特定的核算对象或成本归集对象。企业需要对涉及该项目的所有收入、费用、支出进行专项核算和管理。设置项目信息主要包括定义核算项目，建立项目档案，输入其名称和代码等。
（三）设置收付结算方式
设置收付结算方式一般包括设置结算方式编码和结算方式名称等。其目的是建立和管理企业在经营活动中所涉及的货币结算方式，方便银行对账、票据管理和结算票据的使用。
【例3.8】设置结算方式。结算方式资料见表3-6。
表3-6 结算方式资料
结算方式编码
结算方式名称
票据管理
01
现金
否
02
转账支票
是
03
银行汇票
是
【操作步骤】
步骤1：打开会计从业资格考试软件，执行基础编码付款方式命令，打开付款方式对话框，如图3-19所示。
步骤2：单击新增按钮，打开新增付款方式对话框，按要求输入付款方式信息，如图3-20所示。
图3-19 付款方式 图3-20 新增付款方式
步骤3：单击保存按钮，保存增加的信息，同理设置其他付款方式。付款方式设置完成后，单击关闭按钮退出付款方式对话框。
（四）设置凭证类别
设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制，主要包括凭证类型的设置和限制科目的设置。用户可以按照企业的需求选择或自定义凭证类别。
凭证类别设置完成后，用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目，两者组成凭证类别校验的标准，供系统对录入的记账凭证进行输入校验，以便检查录入的凭证信息和选择的凭证类别是否相符。
在会计软件中，系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。
在录入记账凭证时，如果录入的记账凭证不符合用户设置的限制条件或限制科目，则系统会提示错误，要求修改，直至修改正确为止。下面具体介绍一般会计软件提供限制的 条件。
（1）借方必有。表示此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额。
（2）贷方必有。表示此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额。
（3）凭证必有。表示此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额。
（4）凭证必无。表示此类凭证无论借方还是贷方都不可有一个限制科目有发生额。
（5）无限制。表示此类凭证适用于所有合法科目。
【例3.9】设置凭证类别。凭证类别资料见表3-7。
表3-7 凭证类别资料
凭证类型编码
凭证类型名称
限制类型
限制科目
收
收款凭证
借方必有
1001，1002
付
付款凭证
贷方必有
1001，1002
转
转账凭证
凭证必无
1001，1002
【操作步骤】
步骤1：打开会计从业资格考试软件，执行基础编码凭证类型命令，打开凭证类型对话框，如图3-21所示。
步骤2：单击新增按钮，打开新增凭证类型对话框，按要求输入凭证类别相关信息，如图3-22所示。
图3-21 凭证类型
图3-22 新增凭证类型
步骤3：单击保存按钮，保存增加的信息，同理设置其他凭证类别。凭证类别设置完成后，单击关闭按钮退出凭证类型对话框。
【考场指示灯】本例中，在设置付款凭证时，编码处应填付，格式应选付款凭证；设置转账凭证时，编码处应填转，格式应选记账凭证。
（五）设置外币
设置外币是指当企业有外币核算业务时，设置所使用的外币币种、核算方法和具体汇率。用户可以增加、删除币别。设置外币时，需要输入的信息有币种编码、币种名称、币种小数位、每日汇率和折算方式等。下面重点介绍四种重要的输入信息。
（1）币种编码，即货币的惯例代码。
（2）币种名称，即货币名称。
（3）每日汇率，设置当日原币与本位币的具体汇率值。
（4）折算方式，即本位币与原币的换算方法。系统提供了直接汇率法和间接汇率法两种换算方式供选择。
① 直接汇率法，即以一个单位的原币表示若干本位币，换算公式为：
原币汇率=本位币
② 间接汇率法，即以一定单位的本位币为标准计算应该收取多少单位的原币，换算公式为：
原币汇率=本位币
【例3.10】设置外币及汇率。资料如下。
币种编码：USD
币种名称：美元
汇率小数位：2
2015年1月1日美元记账汇率：6.12
折算方式：原币汇率=本位币
【操作步骤】
步骤1：打开会计从业资格考试软件，执行基础编码币种汇率命令，打开币种汇率对话框。
步骤2：单击新增按钮，打开新增币种对话框，按要求输入相关信息，如图3-23所示。
步骤3：单击保存按钮，然后单击关闭按钮完成操作。
图3-23 新增币种
（六）设置会计科目
设置会计科目就是将企业进行会计核算所需要使用的会计科目录入到系统中，并按照企业核算要求和业务要求，对每个科目的核算属性进行设置。设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。
1．增加、修改或删除会计科目
系统通常会提供预置的会计科目。用户可以直接引入系统提供的预置会计科目，在此基础上根据需要，增加、修改、删除会计科目。如果企业所使用的会计科目与预置的会计科目相差较多，用户也可以根据需要自行设置全部会计科目。
增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。会计科目编码、会计科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。各级科目编码必须唯一。
如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，例如账页格式、辅助核算等，可以通过修改功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可通过删除功能完成。删除会计科目时应遵循自下而上的原则，即必须先从末级会计科目删除。删除
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